Comment bien choisir son logiciel CE / CSE ?
Pour tout Comité social et économique (CSE), disposer d’un logiciel de gestion et de comptabilité devient aujourd’hui fortement recommandé, voire indispensable. Mais comment bien choisir son logiciel CE / CSE ?
Les enjeux du logiciel CE / CSE
Cet article ne se prétend pas exhaustif, mais a pour but de vous aider à bien choisir votre logiciel de gestion comptable CSE. Ainsi, il permettra aux nouveaux élus d’éviter
les erreurs de choix et les déconvenues.
Autrement dit : faites le bon choix !
En effet, depuis le passage en CSE, et de par le peu de temps imparti à chacun, les élus doivent faire face à une gestion toujours plus exigeante. Comptabilité et gestion deviennent
alors un enjeu majeur d’efficacité pour tout CSE. Se pose ainsi la question suivante : comment s’y retrouver dans la jungle des prestataires existants ?
Vous venez d’être élu, vous prenez en charge votre CSE, ou vous êtes déjà en place ?
Ou bien, vous constatez que le travail de gestion et de comptabilité pour votre CSE est énorme, et que vos connaissances en matière comptable sont limitées
Vous vous décidez donc à vous équiper d’un logiciel de gestion comptable pour votre Comité social et économique. Cet article est fait pour vous.
Choisir votre logiciel CE / CSE en 5 étapes
Faire un état des lieux de votre Comité Social et Économique
Avant d’effectuer une quelconque démarche, vous devez absolument définir vos objectifs et critères de choix. En effet, nous vous conseillons de ne pas vous lancer pas sans faire un inventaire des données. Quelle que soit la taille de votre CSE, vous devez établir au préalable un cahier des charges fonctionnel. Bien sûr, celui-ci sera différemment fourni, en fonction de la taille de votre CSE mais aussi de la comptabilité du CSE et de ses activités.
Certains éditeurs sont spécialisés sur les Comités sociaux et économiques de grande taille. Les paragraphes suivants vous présenteront des exemples sur quoi vous appuyer.
Commencez alors par décrire le contexte, les raisons de votre projet et ses objectifs globaux. Si vous avez un existant (fichiers Excel, documents Word ou un autre logiciel), décrivez cet existant ici.
Lister les fonctionnalités souhaitées
Cette étape consiste en la réalisation d’une synthèse des fonctionnalités générales attendues. L’ensemble des fonctions possibles seront détaillées dans les paragraphes qui suivent.
De ce fait, modélisez à chaque étape, en fonction de vos souhaits et listez chaque phase.
Portail de communication ou Site Internet ?
Dans cette partie, décrivez ce que vous attendez d’un portail ou d’un site Internet. Nous faisons référence aux éléments suivants :
rubriques, accès sécurisés, portail d’activités, communication, informations générales (comme permanences ou contacts), etc.
Les activités socio-culturelles (ASC)
Décrivez vos ASC et organisez-les par groupe : Billetterie & Activités standards, Chèques vacances, Remboursements, Locations, Cantine, Médiathèque, etc.
Ensuite, détaillez votre besoin pour la Gestion de vos stocks.
Vous serez alors en mesure de déterminer les contraintes souhaitées pour chacune de vos activités.
La gestion du budget de fonctionnement
Ici, il s’agit de détailler les différents comptes utilisés.
La comptabilité et la trésorerie du CSE / CE
Il est de votre ressort ici de détailler les différentes fonctions.
Gestion prévisionnelle du budget ;
Enregistrement automatique des mouvements comptables ;
Saisie manuelle de mouvements de trésorerie
Rapports de gestion de la comptabilité et de la trésorerie, etc.
La billetterie du CSE
Optez ou pas pour une billetterie en ligne.
Les statistiques
Pour terminer, détaillez l’ensemble des statistiques que vous souhaitez connaître sur les salariés, les activités et les règlements.
Fixer les contraintes du Logiciel CSE en liaison avec votre projet
Pour ce faire, il convient ici de préciser les contraintes de délais, les contraintes de droits d’accès, les contraintes d’ergonomie, etc.
Vous pouvez également lister les contraintes de budget ainsi que les critères de choix prioritaires, de même que votre curseur rapport qualité / prix.
Dresser la liste de vos critères de sécurité et performances
Parmi vos critères de sécurité et de performances, il est important de bien réfléchir aux éléments suivants :
Sécurité et la confidentialité des données ;
Nombre d’utilisateurs simultanés ;
Volumétrie des données ;
Sauvegardes et restaurations ;
Service après-vente,
etc.
Rechercher les prestataires potentiels et choisir le bon
Avant toute recherche, vous devez avoir résumé vos critères de choix et, pour chaque critère, déterminé des priorités. Maintenant, lancez-vous ! Et pour ce faire, voici quelques conseils :
Faites des recherches sur le Web ;
Consultez des magazines ;
Faites appel à vos connaissances, à un expert-comptable, un cabinet juridique, un formateur, etc.
Toutefois, nous vous indiquons que la recherche sur le Web peut vous induire en erreur.
En effet, les meilleurs prestataires n’apparaissent pas forcément en première page ;
n’hésitez pas ainsi à soigneusement explorer les sites Internet des prestataires.
Logiciel ou Progiciel CSE ?
Il convient alors de sélectionner prioritairement les progiciels, les prestataires dont la spécialité est exclusivement la gestion des CSE.Essayez ainsi de déterminer si votre prestataire est plus accès sur les CSE de petites, moyennes, ou de très grandes entreprises pour éviter de mettre en place un progiciel surdimensionné.
Comment tester le logiciel CE / CSE ?
Une fois la liste des prestataires établies, contactez-les. Les prestataires contactés vous proposeront l’une des solutions suivantes :
La vidéo en ligne grâce à laquelle vous pourrez découvrir l’interface et les différentes fonctions. L’inconvénient majeur est que vous aurez une simple vue du progiciel, mais vous ne pourrez
pas le tester véritablement.
La démonstration en ligne cette approche est très bonne si vous demandez un accès temporaire afin de tester les fonctionnalités vous-même pour apprécier l’ergonomie et la convivialité du logiciel CE / CSE.
L’essai gratuit : cette solution est de loin la meilleure, vous aurez une démonstration gratuite qui vous permettra ensuite de tester tous vos critères vous-même.
Le déplacement d’un commercial dans vos locaux : si vous avez un CSE de taille importante et que les décisionnaires sont très nombreux, cette solution peut être la bonne, elle s’en
ressentira toutefois sur le plan tarifaire.
Tous les éléments sont de votre côté, à vous de jouer.
Contactez-nous pour faire le bon choix de logiciel CE / CSE !
